No existe una cifra universal para determinar cuánto espacio necesita una oficina. Los modelos híbridos y flexibles cambiaron la forma de planificar los espacios de trabajo: hoy no alcanza con saber cuántos empleados tiene una empresa. También es necesario considerar cuántas personas concurren simultáneamente, cómo trabajan, cuánto se reúnen y qué espacios necesitan durante la jornada.
Como referencia, una oficina moderna puede requerir aproximadamente entre 8 y 12 m² por persona, dependiendo del nivel de ocupación, la cantidad de espacios compartidos y el tipo de actividad. Una configuración más compacta puede ubicarse alrededor de 7-9 m² por puesto, mientras que una propuesta más cómoda puede superar los 12 m².
Pero hay una aclaración importante: estos metros cuadrados no corresponden únicamente al escritorio de cada empleado. Incluyen también la proporción de salas de reuniones, circulación, espacios colaborativos, áreas de descanso, recepción, almacenamiento y otros espacios de apoyo.
Por eso, multiplicar simplemente la cantidad de empleados por una cantidad de metros cuadrados puede generar una estimación poco precisa.
1. Empezar por las personas, pero no solo por el número de empleados
El primer dato es la cantidad total de personas que forman parte de la empresa. Pero la pregunta clave es:
¿Cuántas estarán realmente en la oficina al mismo tiempo?
Una empresa con 30 empleados que trabaja presencialmente todos los días tendrá necesidades muy diferentes a otra con 30 empleados bajo un esquema híbrido.
En este último caso, puede no ser necesario contar con un puesto fijo para cada persona. Parte del espacio puede destinarse a salas de reuniones, áreas colaborativas, espacios de concentración o puestos compartidos.
Para comenzar a planificar conviene analizar:
- Cantidad total de empleados.
- Cantidad de personas que concurren habitualmente.
- Día de mayor ocupación.
- Cantidad de puestos necesarios simultáneamente.
- Posibilidad de crecimiento del equipo.
El día de mayor ocupación suele ser más importante que el promedio. Una oficina puede funcionar perfectamente cuando concurren 15 personas, pero quedar pequeña cuando un día coinciden 25.
2. ¿Cuántos puestos de trabajo hacen falta?
Una vez definida la ocupación, hay que determinar qué tipo de puestos necesita el equipo.
No todos los trabajos requieren el mismo espacio ni la misma configuración. Una oficina puede combinar:
- Puestos individuales.
- Puestos compartidos.
- Oficinas privadas.
- Espacios para equipos.
- Puestos para personas que concurren ocasionalmente.
- Espacios destinados a concentración o llamadas.
Como referencia inicial, puede considerarse aproximadamente 8 a 12 m² por puesto de trabajo dentro del programa general de la oficina, incluyendo circulación y los espacios asociados.
Sin embargo, no se trata de aplicar una fórmula rígida. Una empresa que necesita privacidad, recibe clientes con frecuencia o mantiene reuniones habituales probablemente requiera más superficie que un equipo que trabaja principalmente de manera colaborativa.
La clave no es encontrar la oficina más grande ni la más pequeña, sino la que mejor se adapte a la forma en que trabaja cada empresa.